Was Sie über die Microsoft Office 365-E-Mail-Archivierung wissen müssen
Unternehmen haben heute damit begonnen, gnadenlos von ihrer veralteten Office Suite-Software auf eine robustere und leistungsfähigere Microsoft Office 365 (O365) -Lösung umzusteigen. Während es einige gibt, die den Sprung noch nicht geschafft haben, haben viele große und kleine Unternehmen eine massive Migration in Richtung O365 begonnen – am deutlichsten für ihre beliebten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Exchange.
Das Schöne an O365 ist, dass es einer Organisation mehrere Pläne für mehrere Arten von Unternehmen bietet. Mit jedem dieser Pläne sind jedoch unterschiedliche Funktionen verbunden. In einigen Plänen haben Benutzer beispielsweise Zugriff auf Office 365-E-Mail-Archivierungsfunktionen über den von Microsoft gehosteten Exchange Server (auch bekannt als Exchange Online), um rechtliche Hinweise und Konformität zu erhalten, ganz zu schweigen von eDiscovery, um Daten in ihrem gesamten Unternehmen zu identifizieren, zu speichern und zu analysieren. Während Microsoft ankündigt, dass Exchange Online einem Unternehmen „Archivierungsmöglichkeiten“ bietet, ist dies nicht ganz die volle Wahrheit.
Wenn Sie Teil eines Unternehmens sind, das umzieht oder bereits zu O365 gewechselt ist und die Verwendung seiner nativen Archivierungsfunktion in Betracht zieht, beachten Sie Folgendes.
Die Bedeutung proaktiver und reaktiver Archivierungsfähigkeiten
Archivierungsrichtlinienentscheidungen sollten auf Unternehmensebene oder im Fall eines kleinen bis mittleren Unternehmens von einer Person getroffen werden, die als Administrator gilt. Unabhängig davon, wer das letzte Wort hat, empfehlen Best Practices, dass Unternehmen alle eingehenden und ausgehenden E-Mails im gesamten Unternehmen archivieren sollten. Die Entscheidung, welche E-Mails archiviert und welche gelöscht werden sollen, sollte nicht in den Händen aller Mitarbeiter liegen. Hier sind zwei der Hauptgründe dafür:
Verlorene Zeit – Wenn Benutzer bei jeder E-Mail ein Urteil fällen müssen, kann dies einige Zeit dauern, was aus geschäftlicher Sicht eine Verringerung der Produktivität bedeutet.
Verlorene E-Mails – Wenn Sie die Entscheidung einem Endbenutzer überlassen, müssen mehrere Mitarbeiter mehrere Entscheidungen treffen. Gelegentlich führen Mitarbeiter einen falschen Anruf durch, was dazu führen kann, dass E-Mails gelöscht werden, die gespeichert werden sollten.
Wenn ein Endbenutzer eine E-Mail verliert oder löscht, fordert er normalerweise die IT-Abteilung auf, sie wiederherzustellen. Bei der Office 365-Archivierung wird die E-Mail nicht gefunden, da sie nie in das Archiv gelangt ist. Dies macht den gesamten Zweck der Archivierung zunichte.
Andere Bereiche, in denen die Office 365-E-Mail-Archivierung eingeschränkt ist, umfassen:
Aufbewahrung – Mit der Office 365-Archivierung kann ein Endbenutzer die endgültige Entscheidung treffen, welche E-Mails archiviert und welche gelöscht werden sollen. Dies umgeht in gewisser Weise die Idee einer Aufbewahrungsrichtlinie. Nicht jeder Endbenutzer verfügt über das Wissen oder Verständnis über die sich ständig ändernden regulatorischen Anforderungen des Unternehmens und sollte nicht belastet werden, um zu beurteilen, wie lange die E-Mail aufbewahrt werden soll. Aufbewahrungsrichtlinien können auch nicht auf inaktive Postfächer angewendet werden
Ermittlung – Der E-Mail-Archivierer von Office 365 bietet ein sogenanntes rollenbasiertes Multi-Postfach, jedoch nur mit eingeschränkter Funktionalität. Die beiden Hauptgründe, warum die Entdeckung wichtig ist, sind rechtliche oder Informationsanfragen. In beiden Fällen sollte der Inhalt in einem gemeinsam nutzbaren Format vorliegen. Die Office 365-Archivierung bietet kein Tool zum Freigeben des Inhalts, nachdem er erkannt wurde. Darüber hinaus sind Informationen zu Bcc- und Verteilerlistenempfängern möglicherweise nicht erkennbar.
Legal Hold – In der Office 365-Archivierung kann ein oder mehrere Postfächer legal gesperrt werden, und Benutzer werden benachrichtigt, dass ihre Mailbox und ihr persönliches Archiv gesperrt wurden. Das Problem ist, dass Benutzer niemals benachrichtigt werden sollten, dass ihre E-Mails legal gesperrt wurden. Sobald dem Benutzer die Informationen zum legalen Halten zur Verfügung stehen, wird er wissen, dass etwas nicht stimmt. Außerdem wird der Mitarbeiter Zeit damit verbringen, herauszufinden, warum die legale Sperrung erfolgt und die Produktivität sinkt. Um alle E-Mails zu erhalten, müssen sich alle Benutzer in der legalen Warteschleife befinden. Erschwerend kommt hinzu, dass rechtliche Verzögerungen nicht sofort eintreten und meistens eine IT-Beteiligung erfordern.
Weitere häufige Nachteile der Office 365-Archivierung sind:
Server Bloat – Office 365-Archivierungsadministratoren müssen sicherstellen, dass ihr E-Mail-Server mit optimaler Leistung ausgeführt wird. Diese Server verfügen jedoch nur über eine begrenzte Menge an Verarbeitungsleistung und Festplattenspeicher. Der E-Mail-Server O365 funktioniert effizient, solange die Verarbeitungsleistung und die Speicherplatznutzung im Gleichgewicht sind. Mit zunehmender Größe der Mail-Stores dauert es leider länger, bis ein E-Mail-Server eine Aufgabe wie das Senden oder Empfangen von E-Mails, das Laden der Mailbox usw. erledigt. Dies wird als Server-Bloat bezeichnet und kann Ihr Unternehmen viel Zeit und Geld kosten.
Unüberschaubares Speicherwachstum – Unternehmen generieren eine unglaubliche Menge wertvoller Informationen per E-Mail, was eine größere Speicherkapazität erforderlich macht. Wenn Postfachkontingente implementiert werden, werden die E-Mails der Benutzer als PST-Datei gespeichert, was bedeutet, dass sie außerhalb der Kontrolle der IT-Abteilung liegen. Diese Dateien werden nicht gesichert und sind daher nicht erreichbar, wenn eine Erkennungsanforderung eingeht. Während die Office 365-Archivierung diese PST-Dateien in einen persönlichen Archivordner importieren kann, besteht das Problem weiterhin, da der Speicher weiter ansteigt und die Kosten weiter steigen.
Die Microsoft Office 365-E-Mail-Archivierung reicht nicht aus
Es wäre dumm, ein Unternehmen zu ermutigen, sich von Office 365 fernzuhalten. Es gibt so viele Vorteile, dass eine Replikation fast unmöglich ist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dies das A und O für Ihre E-Mail-Archivierungslösungen sein sollte.
Obwohl Microsoft einen guten ersten Schritt zur Implementierung der Archivierung für seinen Exchange Server unternommen hat, müssen die Funktionen verfeinert werden. Wie bereits erwähnt, liegt die Kontrolle in vielen Fällen beim Endbenutzer, was ein großer Fehler bei der Implementierung der Archivierung unter regulatorischen Gesichtspunkten ist. Benutzer sollten nicht dafür verantwortlich sein, ihre eigenen Archivierungsanforderungen zu verwalten, indem sie die E-Mail aus dem primären Postfach in das persönliche Archiv verschieben. Stattdessen sollte die E-Mail immer archiviert werden, unabhängig von der Präferenz des Endbenutzers.
Die native Archivierungsanwendung von Microsoft ist zwar effektiv, aber hinsichtlich der zulässigen Funktionalität nicht ausreichend. Zu den wichtigsten Funktionen, die eine Archivierungslösung immer haben sollte, gehören:
Überwachungsprotokoll – Es ist wichtig, dass Überwachungsprotokolle für alle von Benutzern durchgeführten Aktionen geführt werden. Die Audit-Protokoll-Funktion ist wichtig, da sie einem Unternehmen hilft, die strengen Standards der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einzuhalten. Dies ist ein wichtiges Merkmal, da Compliance-Beauftragte, Personalmanager und Rechtsberater vertrauliche Inhalte ermitteln.
Tags und Kommentare – Ein Teil einer Erkennungsanforderung erfordert, dass jede E-Mail angezeigt und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden. Während der Erkennungsphase wurde möglicherweise eine E-Mail gefunden, die jedoch möglicherweise nicht direkt mit dem vorliegenden Problem zusammenhängt. Diese E-Mail wird nicht geteilt. Mit Tag- und Kommentarfunktionen erhalten Unternehmen Tools, mit denen sichergestellt werden kann, dass ein angemessener Grund dafür dokumentiert ist, warum eine E-Mail Teil der endgültigen Auswahl ist oder nicht. Tags können auch für den Prozessablauf verwendet werden. Beispielsweise kann ein Tag „Zu überprüfen“ auf alle E-Mails gesetzt werden, die während der Ermittlung gefunden wurden, und ein Tag „Überprüft“ kann platziert werden, sobald jede E-Mail angezeigt wird.
Überwachung – Die Überprüfung einiger oder aller E-Mail-Inhalte ist eine wichtige Compliance-Anforderung. Eine Überwachungsfunktion ermöglicht eine zufällige Suche nach E-Mails, sodass jede Nacht alle E-Mails den Filter durchlaufen und ein ausgewählter Prozentsatz automatisch zur weiteren Überprüfung ausgewählt wird.
Automatisierung – Die automatische Klassifizierung von E-Mail-Inhalten wird aufgrund der schieren Anzahl von E-Mails, die über ihre E-Mail-Server gesendet werden, zu einem notwendigen Werkzeug für Unternehmen. Eine E-Mail-Archivierungslösung muss eine einfache Möglichkeit bieten, die E-Mails zu klassifizieren und die betreffende Behörde zu benachrichtigen.
E-Mail mit einer Instanz – Eine E-Mail-Archivierungslösung sollte nicht nur eine einzelne E-Mail-Instanz ausführen, sondern auch die Anhänge de-duplizieren. Beispielsweise sollte das Firmenlogo, das Teil der Signatur aller E-Mails des Unternehmens ist, nur einmal gespeichert werden. Es sollte nicht mit allen E-Mails gespeichert werden.
Die oben genannten Funktionen sind der Grund, warum Archivierungslösungen von Drittanbietern wie der E-Mail-Archivierer von Intradyn zu einer notwendigen Ergänzung der E-Mail-Archivierungsfunktionen von Office 365 geworden sind.